Elektronická kniha jízd: Vyřešte daňovou evidenci jednou provždy – automatizovaně 

Stále se trápíte s papírovou knihou jízd? Elektronická kniha jízd, kterou můžete snadno používat přes aplikaci, vám ušetří čas i starosti při kontrolách. Vše se zapisuje automaticky a vy máte data kdykoliv k dispozici. Proč ztrácet čas zastaralými metodami, když můžete mít vše bez námahy pod kontrolou? Chcete vědět více? Přečtěte si náš článek a dozvíte se, jak jednoduše přejít na moderní řešení, které vám ušetří čas, peníze a nervy při každé kontrole.

Elektronická kniha jízd se v posledních letech stala nepostradatelným nástrojem pro mnoho firem i podnikatelů, kteří používají vozidla k pracovním účelům. Její přínos není pouze v usnadnění administrativy, ale hlavně v tom, že pomáhá lépe spravovat daňovou evidenci a výkaznictví. Tím se snižuje riziko chyb a zvyšuje se efektivita daňové kontroly. 

1. Soulad s právními požadavky 

Vedení knihy jízd je povinné pro všechny podnikatele a firmy, které používají vozidla pro dosažení zisku. Podnikatelé a firmy, které nevedou tuto evidenci správně, mohou čelit sankcím od finančních úřadů. Elektronická kniha jízd však tyto problémy eliminuje. Díky jejímu propojení s GPS a automatickým záznamům se zajistí maximální přesnost a soulad s požadavky daňových předpisů. 

2. Automatické zpracování dat 

Jednou z hlavních výhod elektronické knihy jízd je automatizace záznamů. Systém, často propojený s GPS technologií, zaznamenává přesné údaje o každé jízdě včetně:  

• času odjezdu,  
• času příjezdu,  
• ujeté vzdálenosti  
• a stavu tachometru.  

Tyto údaje se automaticky přenáší do databáze, kde je máte kdykoli k dispozici pro daňové účely. Firmy již nemusejí ručně vést knihu jízd, což nejenom šetří čas, ale také snižuje množství chyb způsobených lidským faktorem. Navíc se tyto údaje bezpečně ukládají a zálohují v cloudu, což eliminuje riziko ztráty nebo poškození dat​. 

3. Snadné předložení při daňové kontrole 

Při daňových kontrolách je elektronická kniha jízd užitečná díky jednoduchému exportu dat. Kontroloři finančního úřadu požadují doložení detailů o provozu služebních vozidel. S aplikací elektronické knihy jízd lze všechny potřebné záznamy jednoduše exportovat do přehledných formátů, které můžete následně snadno předložit v elektronické či tištěné podobě. To vám pomůže vyhnout se zbytečným problémům při kontrolách. 

4. Integrace s účetními systémy 

Jednou z dalších velkých výhod je možnost propojení elektronické knihy jízd s účetními systémy, což značně zjednodušuje administrativu a účetní agendu. Údaje z knihy jízd můžete snadno propojit s: 

• fakturací,  
• zpracováním nákladů  
• nebo dalšími evidenčními systémy.  

To umožňuje efektivní sledování výdajů spojených s provozem vozidel a snižuje riziko chyb při ručním přepisování dat. Zde je několik aktuálních příkladů, jak tato propojení fungují: 

• Money S3: Automatizace knihy jízd propojená s účetními doklady. Automaticky vypočítává ujeté kilometry a spravuje náklady spojené s provozem vozidel​. 
• Evala: Účetní software umožňuje digitální zpracování knihy jízd a automatické propojení dokladů bez ručního přepisu, což usnadňuje fakturaci a daňové operace​. 
• Pohoda, Helios, Abra: Tyto systémy umožňují snadný import dat z elektronické knihy jízd, to pak zrychluje zpracování faktur a sledování nákladů​. 

5. Sledování vozidel v reálném čase 

GPS monitoring je nedílnou součástí mnoha moderních elektronických knih jízd. Pomocí GPS technologie je možné sledovat polohu vozidel v téměř reálném čase, což poskytuje přesný přehled o tom, kde se vozidla nacházejí a jakým způsobem se používají. Tato funkce je velmi přínosná nejen pro firemní správu flotily, ale i pro daňové účely, kde je nutné doložit přesný záznam o pracovních cestách. 

6. Vyplňování knihy jízd bez lidského zásahu 

Jedním z největších trendů je tzv. „elektronická kniha jízd, která se vyplňuje sama.“ Tato technologie kompletně eliminuje nutnost manuálního zadávání dat. Systém automaticky sbírá informace z vozidla a zapisuje je do knihy jízd. Výhodou tohoto řešení je především časová úspora a snížení administrativní zátěže. 

Jedním z příkladů plně automatizované knihy jízd je systém Ecofleet. Tato elektronická kniha jízd se tedy vyplňuje sama bez nutnosti ručního zadávání dat. Pomocí malého GPS lokátoru instalovaného do vozidla systém automaticky sleduje a zaznamenává všechny důležité údaje, jako je čas odjezdu, příjezdu, ujeté kilometry nebo účel cesty. Data pravidelně stahuje a odesílá do online aplikace, kde jsou k dispozici pro další zpracování. 

7. Přehledné reporty a statistiky 

Další nespornou výhodou elektronických knih jízd je možnost generování přehledných reportů. Firmy mohou snadno analyzovat své:  

• jízdy,  
• náklady na pohonné hmoty  
• nebo čas strávený na cestách.  

Tyto údaje využijete nejen pro daňové výkaznictví, ale také pro optimalizaci nákladů a efektivnější správu vozového parku. 

Chcete méně chyb a efektivnější výkaznictví? Zkuste elektronickou knihu jízd 

Elektronická kniha jízd není jen „hezký doplněk“ pro firmy, ale skutečně zásadní nástroj, který přináší hmatatelné výsledky. Přechod na elektronickou knihu jízd je prostě nezbytný, pokud chcete eliminovat chyby, mít jistotu neprůstřelné daňové evidence a zároveň šetřit čas 

Nechte to na odbornících a zbavte se administrativy 

Závěrem si můžeme říct – je jasné, že elektronická kniha jízd firmám výrazně zjednoduší „život“. A co je nejlepší? Nemusíte se vůbec starat o technické detaily. Existují specializované firmy, které tuto službu nabízejí jako kompletní řešení – od instalace GPS zařízení přes automatizované zaznamenávání dat až po tvorbu reportů a zajištění souladu s daňovými předpisy. Vy se jen přihlásíte do systému a máte veškeré záznamy na dosah ruky, vždy připravené pro daňovou kontrolu. 

Je to chytré, pohodlné a dlouhodobě výhodné řešení, které stojí za zvážení. Tak na co čekáte? 

Zdroje: https://satelitnisledovani.cz/reseni/gps-sledovani a https://money.cz/novinky-a-tipy/ucetnictvi-2/kniha-jizd-srozumitelny-navod-i-zacatecniky/ a https://www.top-pojisteni.cz/pojisteni-vozidel/kniha-jizd
Zdroj foto: Canva